Mawasiliano kazini

13Jan 2018
Kelvin Mwita
Nipashe
Mawasiliano kazini
  • *Misingi 10 ya kuzingatia katika kuwasiliana mahali pa kazi..

MAWASILIANO yanachukua nafasi kubwa sana katika kujenga uhusiano wa aina yoyote ile. Inapotokea mawasiliano yameyumba ni dhahiri kuwa uhusiano huo utayumba pia.

MAWASILIANO.

Taasisi imara na madhubuti inajengwa kwenye misingi imara ya mawasiliano. Hii inajumuisha mawasiliano kati ya mtu mmoja na mwingine na mawasiliano ndani ya kikundi; iwe idara, kikosi kazi na taasisi yote kwa ujumla.

Watu wanye uwezo wa kuwasiliana vyema hujiongezea ushawishi mahali pa kazi na kuwa na nafasi ya kuwaviongozi.

Watu wa aina hii pia hujipunguzia msongo wa mawazo na kutimiza majukumu yao kwa wakati na ubora kwani hupata na kutoa taarifa sahihi kwa wakati sahihi na zenye tija katika kutimiza majukumu yao na ya taasisi.

Matumizi ya misingi ifuatayo na mawasiliano mahala pa kazi yanaweza kukuongezea ujuzi na mbinu za kuwasiliana vyema kwa nafasi yoyote ile uliyo nayo mahali pa kazi;

USAHIHI

Katika mawasiliano ni muhimu kuhakikisha taarifa zinazotolewa ni sahihi. Si kila taarifa unayotoa au kupokea inahitajika, hivyo hakikisha taarifa hiyo ni sahihi kwa kuipitia na kujiridhisha kuwa haina makosa. 

Njia za mawasiliano na mpokea taarifa mwenyewe anatakiwa kuwa sahihi pia. Katika mazingira fulani, kumtumia mtu ujumbe mfupi wa simu (sms) kumwarifu juu ya kikao inaweza isiwe sahihi kutokana na taratibu za ofisi lakini pia kunaongeza hatari ya kutoona uzito wa taarifa hiyo.

Wakati mwingine taarifa inaweza kuwa sahihi lakini isiende kwa mtu sahihi, hivyo ni vyema kujiridhisha juu ya taarifa unayotaka kuifikisha kama ni sahihi na kama inamfikia mtu sahihi. 

UTOSHELEVUUjumbe wowote unaotolewa au taarifa inayotumwa ni lazima ikamilike na isiache maswali kwa yule aliyetumiwa. Maswali kama; “Hivi huyu alimaanisha nini?” huonyesha dhahiri kuwa ujumbe au taarifa haikujitosheleza. Kwa mantiki hiyo, kabla ya kutoa taarifa, ni vyema kuihakiki mara kadhaa ili isiache maswali yasiyo na majibu hasa kwa mlengwa wa taarifa husika.

UFUPISHO

Watu hawapendi kupewa taarifa ndefu kutokana na kutingwa na shughuli mbalimbali. Kwa hali hiyo, watuhawana muda wa kutosha kusoma au kutafsiri taarifa ndefu. Kutokana na ukweli huo, hakikisha ujumbe au taarifa yako ni fupi lakini haiachi vitu vya msingi na inaeleweka.

 Iwe ni barua, simu, ujumbe mfupi wa simu, barua pepe, ana kwa ana au njia yoyote ile, hakikisha mlengwa hatatumia muda mwingi katika kusoma, kuisikiliza na kuilewa taarifa yako.

Pia kuwa na taarifa nyingi kwa wakati mmoja hupoteza lengo mahsusi la mawasiliano au taarifa yenyewe.

URAHISI

Ujumbe wako wowote au taarifa ni lazima iwe rahisi kueleweka.

Hakikisha unatumia maneno yanayofahamika na kuepuka kutumia maneno yanayochanganya au yenye maana zaidi ya moja bila kuelezea ni nini hasa kilimaanishwa. 

Msingi huu unatukumbusha kuvaa viatu vya mpokea taarifa na kuangalia kama taarifa au ujumbe ni rahisi kwake. Hii inajumuisha matumizi ya lugha sahihi.

MUDA AU WAKATI

Mawasiliano mazuri ni yale yanayofanywa kwa wakati sahihi. Taarifa yako inapocheleweshwa inaweza kuzuia watu wengine kuendelea na shughuli zao na kuwakwaza unaowahudumia. 

Kwa kuzingatia hilo, ni vyema kuzingatia njia sahihi ya mawasiliano na kutumia njia zaidi ya moja pale inapowezekana. Unaweza tuma barua lakini ukapiga na simu kusisitiza juu ya taarifa uliyotoa ili ujumbe ufike kwa wakati. 

Hii itafanya mpokea taarifa afanye jitihada za ziada katika kutafuta taarifa ili imfikie kwa wakati sahihi.

MTANDAOTaarifa inayotumwa kwa walengwa inabidi itandae na kuwafikia wote inayowahusu. Kama taarifa hii si ya siri, ni vyema kuenea kwa wafanyakazi au watumishi wote ili wawe wanaelewa mambo yanayoendelea kwenye taasisi. 

Hii inamaanisha kuwa taarifa inayopelekwa kwa idara au mtu fulani kama si ya siri, inaweza kuwekwa wazi hata kwa watu wengine pia.

USIRI

Si kila taarifa ni ya kila mtu. Kwa kuzingatia hili, ni vyema kuhifadhi na kutunza taarifa ili zisije kutumiwa vibaya.

 Ikumbukwe pia kuwa kuficha taarifa isiyo ya siri na inayoweza kuwa msaada kwa wengine ni kudumaza mawasiliano. Miongozo ya utumishi katika taasisi mbalimbali huweka wazi kwa kuonyesha taarifa za siri na zisizo za siri.

URASMITaasisi zinaongozwa na kuendeshwa na watu lakini taarifa nyingi huwa hazitumii njia rasmi ya mawasiliano. Tafuta, tengeneza, tuma na shirikisha taarifa kupitia mfumo rasmi lakini kuwa na sikio la udadisi katika mfumo usio rasmi. 

Mambo yanayozungumzwa nje ya mfumo rasmi ni mengi zaidi ya yale yanayoandikwa na kutumwa kupitia mfumo rasmi.

 UWIANOMawasiliano yanayofanyika katika taasisi ni lazima yawiane na sera, taratibu na miongozo ya taasisi husika na serikali kwa ujumla.

Mawasiliano yanayokwenda kinyume cha miongozo na taratibu, husababisha migogoro na matatizo kwa watengenezaji, watoaji na watumiaji taarifa wa taarifa hizo. 

Hebu fikiria kuhusu Sheria ya Makosa ya Mtandao ya Tanzania; huu ni mfano mzuri katika jambo hili.

UELEWAMtoa taarifa anatakiwa aelewe mazingira ya mpokeaji taarifa na mpokeaji ayaelewe mazingira ya mtoa taarifa. Hii inajumuisha hisia, afya, vifaa, utamaduni, teknolojia na kadhalika.

Utoaji wa taarifa kutoka kwa mtu mwenye matatizo ya kisaikolojia au msongo wa mawazo, unaweza kukosausahihi, utoshelevu na mambo mengine, hivyo ni vyema kuyajua na kuyaelewa mazingira ya anayekupa na unayempa taarifa.

Hebu tafakari namna ya kumpa taarifa mtu aliyefukuzwa kazi na yule aliyepandishwa cheo. Ni dhahiri kuwa mtoa taarifa anatakiwa aelewe mazingira husika kabla ya kutoa taarifa ili kutoharibu maana ya taarifa husika au kutokumkwaza mpokea taarifa.

Mwisho, mwanazuoni Peter Drucker anasema kitu cha muhimu zaidi katika mawasiliano ni kusikia kile ambacho hakijasemwa. Hii inamaanisha katika kila taarifa unayopewa ipo ambayo kwa sababu fulani hujapewa, hivyo ni vyema kuwa na sikio na jicho la tatu katika kusikia, kuona na kung’amua taarifa yoyote ili upate zaidi yaulichopewa.

Kelvin Mwita ni Mhadhiri Chuo Kikuu Mzumbe. Anapatikana kwa namba 065908 18 38, [email protected]www.kelvinmwita.com